Débordée par votre to-do list interminable 😫 ? Ne paniquez pas ! Dans cet article, nous allons vous révéler les secrets pour organiser votre to-do list comme une pro et retrouver votre sérénité au quotidien 🧘♀️.
Si vous êtes prête à dire adieu au chaos et à accueillir l’ordre dans votre vie professionnelle et personnelle, préparez-vous, car vous allez découvrir une méthode ⚙️ infaillible pour transformer votre to-do list en un outil redoutable d’organisation et de productivité.
Mais, avant de la découvrir, parlons un peu de ce qui se passe dans la vraie vie….
Le chaos des to-do lists 🌪
Lorsqu’on est entrepreneure, jongler 🤹♀️ avec un million de tâches et de responsabilités peut sembler être notre seconde nature… 😬
Et pour gérer ces nombreuses tâches, à la fois personnelles et professionnelles, qu’est-ce qu’on fait ?
Des to-do lists ! 📝
Et l’on colle aussi des post-it un peu partout 😅
Grâce à la to-do list, on a l’impression de garder une vue d’ensemble de tout ce que l’on doit accomplir et tout ce qu’il ne faut pas oublier ! C’est une façon de rester organisée et de s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
Mais en vrai, et pour de nombreuses femmes entrepreneures, notre to-do list se résume souvent à une looooooooongue liste de tâches à effectuer, sans réelle structure ni hiérarchie.
Il devient alors difficile de distinguer les tâches prioritaires des moins importantes, et l’on peut vite se sentir dépassée et se mettre à procrastiner…
Ou au contraire, chaque journée devient une course effrénée 🏃♀️ pour cocher les cases ✅… sans réelle stratégie.
Du coup… on a tendance à perdre de vue ses objectifs 🎯 et à passer des heures à répondre à des emails sans importance, à rechercher l’image parfaite pour un post sur Facebook, à s’intéresser au dernier outil à la mode… tout en laissant les tâches cruciales en suspens 🤦♀️.
L’art de la priorisation 🔢
Si tout cela vous parle, alors c’est là que l’art de la priorisation entre en jeu. Car en tant que femme entrepreneure, vous faites face à des défis uniques lorsqu’il s’agit de gérer votre temps et votre organisation !
Vous jonglez souvent avec de multiples rôles, que ce soit celui de dirigeante d’entreprise, de mère, de partenaire, et bien d’autres encore. Cela signifie que votre emploi du temps est généralement surchargé et que vos priorités peuvent être multiples et parfois conflictuelles 🤯.
Vous voulez réussir dans votre entreprise, mais vous ne voulez pas sacrifier votre bien-être ou vos relations.
Et c’est là que la priorisation devient essentielle, car il ne va pas être possible d’abattre 🪓 toutes les tâches qui sont sur cette fameuse to-do list !
Il va falloir pratiquer une priorisation stratégique, pour :
- Identifier vos tâches prioritaires qui contribuent directement à la croissance de votre entreprise,
- Allouer votre temps et votre énergie de manière plus efficace, en vous concentrant sur ce qui est vraiment important,
- Réduire le stress et la sensation de débordement en éliminant les tâches superflues ou non essentielles,
- Et trouver un équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle, en vous assurant de consacrer du temps à ce qui compte le plus pour vous 💖.
Alors comment organiser votre to-do list et prioriser de façon à maximiser votre productivité, atteindre vos objectifs et maintenir un équilibre sain entre vos différents rôles ?
Eh bien tout simplement grâce à la matrice des priorités qui peut vite devenir votre meilleure alliée dans la gestion de votre to-do list et dans l’accomplissement de vos objectifs les plus ambitieux !
Mais, qu’est-ce que la matrice des priorités ?
La matrice des priorités, également connue sous le nom de matrice d’Eisenhower, a été développée par Dwight D. Eisenhower, ancien président des États-Unis.
En tant que général de l’armée américaine 🫡🇺🇸 et homme d’État, il avait besoin d’un moyen efficace pour gérer son temps et prendre des décisions importantes. Ainsi, il a créé cette méthode pour différencier les tâches urgentes et importantes en remarquant que 👇
Les choses urgentes sont rarement importantes et les choses importantes sont rarement urgentes !
Aujourd’hui, la matrice des priorités est utilisée par de nombreuses personnes et organisations, pour organiser leurs tâches de manière stratégique et mieux gérer leur temps.
Et nous vous expliquons comment juste ici 👉 “La matrice des priorités pour mieux gérer son temps !”
Mais, ici, nous voulons voir comment cette méthode peut aussi vous aider à organiser votre to-do list pour être plus productive et efficace !
Elle peut en effet vous aider à organiser vos tâches et à prendre des décisions éclairées sur ce que vous devriez faire en premier.
Vous allez ainsi pouvoir hiérarchiser vos activités en fonction de leur importance et de leur urgence et ne plus vous éparpiller 💦.
Mais, avant d’entrer dans le vif du sujet, voyons ce qu’est exactement cette fameuse matrice d’Eisenhower.
Imaginez une grille avec quatre cases 👇
- La première case est réservée aux tâches importantes et urgentes,
- La deuxième case aux tâches importantes, mais non urgentes,
- La troisième case aux tâches urgentes, mais moins importantes,
- Et la quatrième case aux tâches ni importantes ni urgentes.
Voyons-les en détail.
1️⃣ Les tâches importantes et urgentes
Dans votre monde trépidant de femme entrepreneure 😅, il y a souvent des tâches qui nécessitent une attention immédiate et qui ont un impact significatif sur votre activité et sur votre vie personnelle.
Ces tâches importantes et urgentes doivent être traitées en priorité pour éviter le stress et les retards 🤦♀️.
Cela peut être des échéances cruciales, des problèmes urgents à résoudre ou des opportunités qui ne peuvent pas être manquées, comme :
- Préparer une séance de coaching individuel avec un client pour le jour même,
- Répondre aux e-mails urgents de clients potentiels intéressés par vos services de coaching,
- Assister à une réunion parent-enseignant à l’école,
- Finaliser la présentation d’un Webinar pour le lendemain,
- Prendre rdv chez le dentiste pour la carie de votre fille,
- Etc
2️⃣ Les tâches importantes, mais non urgentes
Ces tâches importantes, mais non urgentes, contribuent à la croissance à moyen et long terme de votre entreprise et à la réalisation de vos objectifs. Mais, aussi plus globalement, à votre bien-être !
Bien que ces tâches ne nécessitent pas une attention immédiate, les négliger peut entraîner des conséquences négatives, et elles risquent malheureusement de devenir urgentes et importantes !
Il s’agit de tâches comme :
- Créer un nouveau produit digital,
- Marcher 1 heure au moins trois fois par semaine,
- Suivre une formation sur Google Analytics,
- Envoyer un sondage à vos clients,
- Planifier un long week-end off
- Refaire votre page “à propos”
- Apprendre à vous servir de Notion,
- Etc
Ce qu’il faut comprendre avec ces tâches, c’est que si vous ne les planifiez pas… et que vous les laissez telles quelles sur votre to-do liste, elles vont passer à la trappe 🕳
3️⃣ Les tâches urgentes, mais moins importantes
Dans le quadrant 3, se trouvent les tâches qui semblent urgentes, mais qui ont moins d’importance pour la réalisation de vos objectifs à moyen et long terme.
En fait, la plupart du temps, ces tâches sont urgentes et importantes pour les autres et non pour vous !
Ce sera par exemple :
- Répondre à des commentaires sur Facebook,
- Répondre à tous les mails,
- Faire tourner une machine pour que votre fille ait son linge à temps,
- Aider une collègue à changer de profil sur Instagram,
- Réenvoyer une facture à un client qui l’a égarée,
- Passer une commande avant la fin des soldes,
- etc
4️⃣ Les tâches ni importantes, ni urgentes
Les tâches qui ne sont ni importantes, ni urgentes, sont souvent des activités qui peuvent paraître agréables, mais qui ne contribuent pas réellement à vos objectifs ou à votre bien-être.
Ce sont des distractions, comme :
- Scroller sur Instagram,
- Surfer sur le net sans objectif précis,
- Refaire 10 fois son logo,
- Discuter avec la voisine sur les nouveaux voisins du 4ème,
- etc
Vous devez considérer ces tâches comme des récompenses ou des moments de détente après avoir accompli les tâches prioritaires.
Maintenant que vous avez une idée plus précise des tâches qui rentrent dans chacune des cases, il va être beaucoup plus facile d’organiser votre to-do list 🪄 !
Comment organiser votre to-do list grâce à la matrice des priorités
Il ne s’agit pas ici de changer vos habitudes !
Continuez à faire vos to-do list qui doivent vous servir de vide-cerveau 🧠.
Là où les choses vont changer, c’est comment vous allez traiter toutes les tâches qui sont sur vos listes : lesquelles ? Et dans quel ordre ?
Et pour cela, il va falloir adopter un nouveau rituel journalier, tôt le matin ou en fin de journée, c’est vous qui voyez… mais il faut le faire si vous voulez dompter votre to-do liste interminable et gagner en efficacité 😉.
Le pas-à-pas 👣 pour mettre en place une routine quotidienne afin d’organiser et de dompter votre to-do list interminable !
1/ Dressez la liste de toutes vos tâches, ou complétez votre liste de to-do en-cours :
Par exemple :
- Créer un aimant à clients
- Suivre la Masterclasse sur la publicité Facebook des Meraki
- Acheter les fournitures scolaires des enfants
- Apprendre à utiliser Notion
- Réviser et améliorer la page d’accueil de mon site
- Prendre rendez-vous chez le dentiste pour détartrage annuel
- Envoyer le devis à Madame Loubiana
- Terminer mon article de blog
- Programmer les posts pour semaine prochaine
- Prospecter pour être invitée à des Podcasts
- Payer l’abonnement à Mailchimp
- Amener la voiture à la révision
- Faire la déclaration d’impôt
- Marcher 20 minutes
- Verser les arrhes pour réserver l’hôtel
- Inviter les Dupont à diner
- Montrer à Sophie comment débloquer son Iphone
2/ Prenez une feuille blanche vierge :
Tracez une ligne horizontale et verticale, pour créer votre matrice des priorités et vos 4 quadrants.
3/ Reportez les tâches de votre to-do list dans les quatre quadrants :
Utilisez la matrice des priorités pour reporter chaque tâche dans le quadrant qui lui correspond en fonction de son niveau d’importance et d’urgence 👇
Pour reprendre notre exemple, cela donnerait :
Une fois que vous aurez reporté vos différentes tâches dans les quadrants correspondants, voici comment vous organiser pour en arriver à bout !
🎧 Concentrez-vous sur le quadrant 1
Traitez en priorité les tâches qui s’y trouvent pour éviter le stress et les retards.
N’hésitez pas à noter à côté de chaque tâche le temps estimé pour la traiter.
🗓 Allouez du temps au quadrant 2
Il faut que vous accordiez une attention toute particulière aux tâches importantes mais non urgentes qui vont s’y trouver !
Le fait qu’il n’y ait pas d’urgence font que ces tâches sont souvent remises à plus tard… et c’est une grave erreur 🙅♀️ !
Et vous voyez bien que c’est pour ça que ça s’empile dans ce quadrant 2 😂
Il est donc impératif de les planifier dans votre agenda et de leur réserver des blocs de temps réguliers (par exemple une heure chaque matin pour avancer sur une formation, ou 1 heure le lundi, mercredi et vendredi pour aller marcher en écoutant un podcast).
En donnant la priorité aux tâches qui se trouvent dans le quadrant 2, vous :
- Investissez dans la croissance de votre entreprise,
- Vous vous assurez de ne pas vous laisser submerger par les urgences du quotidien,
- Et vous arrivez à maintenir un équilibre entre vie personnelle et professionnelle !
🤔 Gérez les tâches du quadrant 3 avec discernement
Les tâches urgentes, mais moins importantes, peuvent généralement devenir des distractions.
N’hésitez pas à les déléguer ou à utiliser l’automatisation pour les gérer de manière efficace, tout en évitant qu’elles ne monopolisent votre temps et votre énergie.
Avant de vous précipiter pour résoudre une tâche du quadrant 3, prenez un moment pour évaluer si elle est vraiment urgente.
Parfois, une tâche peut sembler pressante, mais elle peut être reportée ou même éliminée si elle ne contribue pas de manière significative à vos objectifs.
Enfin, allouez un temps spécifique chaque jour pour traiter les tâches du quadrant 3, par exemple, 30 minutes le matin et 30 minutes l’après-midi.
En gérant de manière efficace les tâches du quadrant 3, vous évitez qu’elles ne deviennent des distractions majeures dans votre journée de travail.
⛔️ Limitez les tâches du quadrant 4
Considérez les tâches du quadrant 4 comme des récompenses ou des moments de détente après avoir accompli les tâches prioritaires.
Logiquement, vous ne devriez pas retrouver ces tâches sur votre to-do list. En effet, ce ne sont pas vraiment des tâches, mais plutôt des choses que vous faites de façon naturelle et spontanée (surfer sur le net, scroller sur Instagram, etc).
Essayez juste d’en prendre conscience au fil de votre journée et demandez-vous si la tâche que vous êtes en train d’accomplir ne relèverait pas de ce quadrant. Dans ce cas-là, prenez un deal entre vous et vous 🤝, pour la faire une fois que vous aurez terminé une tâche du cadran 1 ou 2 😉.
Et n’hésitez pas à utiliser le quadrant 4 comme un espace pour exprimer votre créativité et explorer de nouvelles idées. Cela peut être le moment de travailler sur des projets personnels, d’écrire, de dessiner, peindre 🎨 ou de toute autre activité qui stimule votre imagination.
Si à partir d’aujourd’hui, vous appliquez la méthode de la matrice des priorités pour organiser votre to-do list, vous allez pouvoir gérer votre journée avec beaucoup plus de clarté et d’efficacité.
Alors, n’attendez plus, sortez votre to-do, prenez une feuille blanche, tracez votre matrice, et c’est partiiiii !
🧘♀️ Fini le stress et l’éparpillement, préparez-vous à devenir une experte de l’organisation et à savourer chaque victoire 💪 sur votre liste de tâches !
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