La matrice des priorités pour mieux gérer son temps !

Grandir, Organisation & productivité

Pour mieux connaître les personnes rejoignant notre communauté, nous leur demandons de répondre à cette question : « Si vous deviez avoir 30 minutes de coaching avec nous, qu’est-ce que vous nous demanderiez ? ».

Cela nous est d’une grande aide pour la création de nos contenus !

Et c’est pour cela que nous avons écrit cet article, en réponse aux questions que nous avons eues comme :

  • Comment mieux gérer mon temps pour réussir mon business en ligne 🙂
  • Gestion du temps focus énergie.
  • Je recherche également du coaching pour m’organiser et optimiser mon temps.
  • Comment s’organiser pour gagner du temps ?
  • Comment s’organiser pour avoir une présence digitale en ligne.
  • Des conseils pour l’organisation du temps, comment établir des priorités.
  • Par où commencer ?! Comment arrêter de suivre des formations, des webinars, des challenges, des workshops en ligne… et enfin passer à l’action ?
  • Méthodes de productivité.
  • Comment vous vous organisez :)? Pour être aussi efficaces.
  • La chronologie des actions.
  • Comment gagner en efficacité en étant mieux organisé ?
  • Des conseils pour s’organiser et ne pas s’éparpiller.

Et ce n’est qu’un aperçu…

Alors nous avons réfléchi à comment répondre au mieux à ces questions, et nous nous sommes dit, mais oui ! Eurêka ! Nous avons la solution !

C’est l’outil « miracle » qui va permettre de :

  • Mieux gérer son temps (enfin… plutôt apprendre à mieux nous gérer nous dans le temps),
  • Être plus focus,
  • S’organiser,
  • Établir des priorités,
  • Construire un plan d’action,
  • Être plus productive,
  • Être plus efficace,
  • Et à ne plus s’éparpiller.

Quand on lit ça, on est en droit de dire que c’est un outil miracle ?.

Mais qu’est-ce donc ?

Il s’agit de ….. ?

La Matrice des Priorités !

La matrice de priorités, va en effet vous aider à vous assurer que vous dépensez votre temps à bon escient, afin que les choses les plus importantes soient faites et que vous ne confiez pas vos résultats au facteur chance !

Soit c’est vous qui gérez votre journée, soit c’est votre journée qui vous gère ! Mais quand c’est la journée qui vous gère, cela vous amène rarement à votre objectif !

Alors, c’est quoi la matrice des priorités ?

C’est un concept qui nous vient de Dwight Eisenhower, 34ème Président des États-Unis et reconnu comme étant l’une des personnes les plus efficaces qui n’ait jamais occupé ce poste.

Et il avait pour habitude de dire :

Les choses urgentes sont rarement importantes et les choses importantes sont rarement urgentes.

et tout le concept de la matrice des priorités repose sur cette phrase.

Comment fonctionne-t-elle ?

La manière dont fonctionne la matrice de priorités, c’est au travers d’un graphe X, Y classique :

La matrice des priorités

Il faut savoir que Stephen Covey a popularisé cette matrice dans les années 80 avec son livre “Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent”, bien qu’il n’ait jamais précisé que cela venait du Président Eisenhower.

Tout en haut du schéma, vous avez ce qui est important, et ce qui n’est pas important est en bas. Vous trouvez à gauche ce qui est urgent et à droite, ce qui est non urgent. Ce qui crée 4 cadrans.

Mais là où la plupart des gens se trompent lorsqu’ils l’enseignent, c’est par rapport au cadran dans lequel vous êtes censée passer votre temps.

La plupart des gens disent que le cadran des activités importantes et urgentes, c’est-à-dire le cadran n°2, est l’endroit où il faut toujours aller en premier.

C’est une erreur et nous y reviendrons plus tard.

La façon dont on doit évoluer dans la matrice, et donc dans notre journée, dans notre planning, dans notre emploi du temps, c’est comme indiqué ici ?.

La matrice des priorités

Pourquoi privilégier ce qui est important mais non urgent dans la gestion de notre temps ?

Tout simplement parce que si nous ne planifions pas sciemment tout ce qui est important, mais non-urgent, alors toutes ces choses-là ne rentreront jamais dans notre emploi du temps !

Ensuite on pourra s’occuper du cadran n°2, des choses importantes et urgentes, c’est là que – par erreur – on croit devoir commencer.

Puis du n°3, c’est-à-dire des choses urgentes, mais non-importantes. Et enfin du quatrième et dernier cadran, c’est-à-dire de tout ce qui n’est pas urgent ni important.

Il faut savoir que les gens qui ont des niveaux de réussite élevés, passent rarement du temps dans les cadrans 3 et 4. Et même s’ils décident de regarder la télé, ça ne les empêche jamais de traiter le cadran 1 et 2 le lendemain !

Alors qu’est-ce qu’on trouve dans le cadran numéro 1 de la Matrice des priorités ?

Eh bien, le numéro un, cette catégorie importante/non urgente, a tout à voir avec la planification hebdomadaire.

La matrice des priorités cadran 1

Cela concerne les objectifs, les projets, améliorer nos compétences, suivre une formation, assister à une conférence, nouer des relations, méditer, bien manger, faire du sport, passer du temps en famille, faire un plan marketing, faire des suivis clients, faire un point avec ses équipes, budgéter, mettre en place des systèmes et des processus…

Toutes ces choses ne sont pas urgentes, il n’y a pas un gros feu rouge qui clignote, ni de sirènes qui se déclenchent quand il s’agit de ces activités.

Pourtant, si nous ne prêtons pas attention à ces choses, elles finiront par déclencher toute une série d’activités urgentes dans notre entreprise, dans notre journée, dans nos vies.

Et, si on ne planifie pas volontairement et consciemment ces choses importantes, mais non-urgentes, on ne les fera jamais tant qu’elles ne deviendront pas urgentes !

C’est un peu comme ce dicton qui dit que le seul moment où l’on commence à prendre soin de sa santé, c’est quand on la perd…

Donc le point clé à retenir ici, c’est que, lorsque vous dressez votre emploi du temps hebdomadaire, pensez à y inclure toutes les activités qui relèvent du cadran 1, même si, elles n’ont à priori aucun lien direct avec votre objectif.

Qu’est-ce qui entre dans le cadran numéro deux ?

C’est tout ce qui est urgent et important !

La matrice des priorités cadran 2

Ce sont des tâches qui requièrent notre attention immédiate et qui contribuent également à la réalisation de nos objectifs à long terme et à nos missions dans la vie.

Ces tâches consistent généralement soit en une crise, soit en un problème, soit en une échéance.

Voici quelques exemples :

  • Un mail nécessitant une action immédiate,
  • Un prospect qui n’arrive pas à s’inscrire,
  • Un client qui n’arrive pas à commander,
  • La chaudière qui tombe en panne,
  • Une échéance pour un projet en-cours,
  • Un enfant qui se blesse ou tombe malade…

Mais avec un peu de planification et d’organisation, beaucoup de ces tâches peuvent être améliorées, voire supprimées.

Par exemple, au lieu d’attendre la dernière minute pour travailler sur un mail ou une présentation importante, vous pouvez planifier votre temps de manière à que ce soit terminé une semaine à l’avance.

Au lieu d’attendre que quelque chose dans votre maison tombe en panne et doive être réparé d’urgence, vous pouvez mettre en place un calendrier d’entretien régulier. La maintenance est la prescription pour beaucoup de choses qui entrent dans ce 2ème cadran.

Point clé à retenir ici, c’est que tout ce que vous négligez et qui se trouve dans le 1er cadran, va un jour ou l’autre passer dans le cadran 2 et il faudra alors le faire tout de suite !

Pensez à l’exemple de la santé, c’est important, mais pas urgent jusqu’à ce que ça devienne, à force d’être négligé, important et urgent !

Et c’est souvent pareil pour les relations dans un couple ?.

On trouve quoi dans le troisième cadran de la matrice des priorités ?

Les tâches du cadran 3 sont des activités qui requièrent notre attention maintenant, c’est-à-dire qu’elles sont urgentes, mais elle ne nous aident pas à atteindre nos objectifs ni à remplir nos différentes missions dans la vie, ce n’est donc pas important.

La matrice des priorités cadran 3

La plupart des tâches du cadran 3, sont simplement des interruptions de la part d’autres personnes et impliquent souvent de les aider à atteindre leurs propres objectifs et à accomplir leurs propres priorités.

Voici quelques exemples : les appels téléphoniques, les sms, la plupart des courriels qui arrivent dans votre boîte de réception, quelqu’un vous demandant un service ou de les aider pour quelque chose qui est important pour eux et probablement pas important pour vous.

La plupart des gens pensent qu’ils exécutent des tâches du cadran 2, importantes et urgentes, alors que la plupart des choses dont ils s’occupent sont des tâches du cadran 3, des tâches qui ne sont pas importantes ni urgentes pour eux, mais qui sont urgentes pour quelqu’un d’autre.

Il ne faut pas pour autant rejeter ces tâches, mais elles doivent s’équilibrer avec vos activités du cadran 1.

Le point clé à retenir ici, c’est qu’il faut devenir beaucoup plus assertif et commencez à affirmer fermement, mais poliment, «Non» à la plupart des demandes qui vous arrivent dans le cadran 3 et vous distraient de votre objectif.

Bien, voyons à présent le dernier cadran de la matrice des priorités.

Le cadran 4 de la matrice des priorités

Qu’est-ce qu’on y trouve ?

Et bien toutes les activités perte de temps, ce sont des activités qui déplacent l’air et qui ne créent aucun impact mesurable sur vos objectifs, ni ne remplissent aucune mission que vous pourriez avoir.

La matrice des priorités cadran 4

Ce sont avant tout des distractions.

Exemples : scroller sur Facebook et Instagram, surfer sur le web sans réfléchir…

Si vous utilisez les médias sociaux pour développer votre entreprise, c’est bien évidemment complètement différent du scroll sans fin sur Instagram ou Facebook ?.

Nous allons également y retrouver des activités comme : regarder la télévision, faire les magasins, modifier des détails de perfectionniste lorsque des problèmes plus urgents ne sont pas résolus.

Il est vrai que ces choses peuvent être perçues comme importantes, soit… mais pas lorsque de plus gros problèmes sont à régler.

Si l’on effectuait un audit en temps réel, nous constaterions que nous passons beaucoup plus de temps qu’on ne l’imagine dans ce cadran 4.

Mais nous sommes aussi réalistes et nous ne vous disons pas de ne pas regarder Netflix (nous aussi on adore ?), ni scroller sur Facebook ou Instagram. C’est probablement notre façon de décompresser et de donner à notre cerveau un peu de temps off entre deux tâches. Mais nous devons, par contre, prendre garde à limiter le temps que l’on consacre à ce type de tâches.

Pourquoi la matrice des priorités est si puissante ?

Parce qu’elle éloigne toute forme de drame.

Lorsque vous mettez votre focus sur le 1er cadran, et que vous faites beaucoup de choses importantes et non-urgentes, vous finissez par vous occuper d’une grande partie de votre vie.

Les feux à éteindre, les échéances et les urgences ne se produisent tout simplement plus aussi souvent.

Cela renforce votre confiance en vous, vos compétences et votre vision de l’avenir, tout en gardant votre pourquoi au premier plan.

On a rarement un grand pourquoi derrière les cadrans 3 et 4 !

Lorsque vous planifiez votre semaine, comme nous l’expliquons dans cet article, commencez toujours par y programmer les activités du cadran 1.

C’est là où la plupart des gens s’embrouillent les pinceaux en pensant qu’il faut démarrer par ce qui est important et urgent.

Mais c’est faux au stade de la planification ! C’est uniquement vrai lorsque votre journée se déroule, lorsqu’elle est en-cours. Lorsque vous êtes sur le terrain et dans l’action, vous gérez les urgences qui se présentent.

Mais avant d’entrer sur le terrain, vous avez un plan de jeu, une stratégie, un plan d’action ! Et sans ce plan d’action, qui dit comment vous allez attaquer votre semaine ou vos journées, vous finissez par laisser les tâches des cadrans 2, 3, et 4 s’immiscer dans vos journées.

Et plus que probablement, les 3 et 4 deviennent majoritaires !

Alors gardez à portée de main cette matrice, non seulement pour votre planification hebdomadaire, mais aussi pour vous arrêter parfois et vous demander où vous êtes présentement en train de laisser votre énergie.

Votre estime de soi est directement proportionnelle au premier cadran, alors protégez-le, prenez soin de ces choses-là, de ces tâches-là, gardez-les au centre de la scène, bien en vue.

Voilà la fameuse matrice des priorités quotidiennes – que beaucoup d’entre vous ont réclamé sans le savoir.

Pratiquez-là, engagez-vous à le faire pendant une semaine ou deux.

Chaque matin, prenez une feuille de papier et tracez la matrice. Qu’allez-vous mettre dans chaque cadran ?

La matrice des priorités template
Cliquez sur l’image ?

Voyez comment ça se passe, expérimentez, soyez curieuse avec ce genre de choses.

Il s’agit d’établir de nouvelles habitudes et de nouvelles routines pour mettre fin à la procrastination et vous rapprocher de votre objectif.

Est-ce facile ? Non

Est-ce que ça en vaut la peine ? Absolument !

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Matrice des priorités pour mieux gérer son temps
Matrice des priorités pour mieux gérer son temps
Matrice des priorités pour mieux gérer son temps
Armelle & Eugénie

Bien cordialement, et avec passion,

Armelle & Eugénie

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