Si vous exercez votre activité de coach, thérapeute, consultante, etc. depuis quelques années, vous êtes probablement en possession d’un précieux carnet 📓 dans lequel vous avez noté les coordonnées de vos clients avec leur adresse mail.
Mais voilà…
Aujourd’hui, vous aimeriez bien “digitaliser” ou “numériser” toutes ces adresses mails pour les ajouter légalement à votre auto-répondeur afin de pouvoir communiquer “d’un coup” auprès de tous vos clients anciens et nouveaux ! (pour leur dire par exemple que vous partez en vacances et que vous ne serez pas joignable pendant une semaine 🤪)
Ou vous avez peut-être mis en place une newsletter et vous souhaiteriez que tous vos anciens clients la reçoivent aussi…
Mais comment faire ? Puisque cela soulève 2 questions :
- Comment digitaliser le carnet d’adresses avec toutes les adresses mails ?
- Comment ajouter légalement ces adresses mails à votre auto-répondeur ?
Avant de répondre à ces questions, il est utile de rappeler ce qu’est un auto-répondeur et les contraintes légales en termes d’emailing.
SOMMAIRE
C’est quoi un auto-répondeur ?
Les contraintes légales en termes d’emailing
Les 2 étapes pour ajouter légalement les adresses mails de vos contacts à votre auto-répondeur
Comment ajouter un formulaire de capture d’adresses mails dans Systeme Io et dans Mailerlite
C’est quoi un auto-répondeur ?
Nous détaillons plus en détail ce que c’est et pourquoi vous devriez en avoir dans cet article : C’est quoi un auto-répondeur et pourquoi vous devriez en avoir un ?
Mais pour faire simple, un auto-répondeur est un outil qui permet d’envoyer automatiquement et en nombre, des emails à vos contacts ou abonnés, selon certaines actions ou délais définis.
Par exemple, il peut envoyer un message de bienvenue juste après qu’une personne se soit inscrite à votre newsletter, ou une série d’emails éducatifs espacés de quelques jours. Ou encore un mail à toute votre liste pour les informer de la sortie d’une nouvelle offre, d’une nouvelle vidéo, épisode de Podcast, etc.
C’est un moyen efficace pour communiquer régulièrement avec votre audience, partager des informations, et promouvoir vos produits ou services sans avoir à envoyer chaque email manuellement.
Les contraintes légales en termes d’emailing
Lorsque vous recueillez l’adresse mail de quelqu’un, c’est considéré comme “une donnée personnelle”.
Et il existe une loi dite “RGPD” (Règlement Général sur la Protection des Données) qui protège la vie privée et les données personnelles.
Vous devez donc obtenir le consentement explicite de vos clients, quant à la collecte et à l’utilisation de leurs données, avant de pouvoir les ajouter à votre auto-répondeur.
De ce fait, ajouter de vous-même, une adresse mail à votre auto-répondeur n’est pas considéré comme légal 🤷♀️ A moins que vous soyez en mesure de “prouver” que vous avez reçu l’autorisation de communiquer avec cette personne.
🎓 Si vous souhaitez en savoir plus sur vos obligations, n’hésitez pas à prendre connaissance de cet article : Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer sur votre site internet ?
Vous comprenez à présent qu’il n’est pas possible de prendre votre carnet d’adresses mails ou votre fichier Excel d’adresses mails, pour les ajouter directement – et légalement – dans votre auto-répondeur 🤷♀️
Cela répond donc à la question de départ : Comment digitaliser le carnet d’adresses avec toutes les adresses mails ? 👉 C’est inutile, car vous n’aurez pas le droit d’exploiter le fichier numérisé 😅 (à moins que chacun de vos clients aient signé une décharge vous autorisant à exploiter son adresse mail 🤭)
💡 Et si la personne vous a déjà donné son autorisation ?
Il se peut que vous ayez, à l’occasion d’une foire ou d’un salon, fait compléter un formulaire papier sur lequel les invités donnent leur adresse mail et cochent aussi une case RGPD.
Ou bien qu’un client vous ait envoyé un mail vous le spécifiant clairement.
Dans ces 2 cas, vous pouvez complètement et légalement ajouter de vous-même les adresses mails de ces personnes dans votre auto-répondeur 🤗 Mais attention, il faudra bien conserver la preuve de leur consentement !
Alors, dans les autres cas, comment transférer vos contacts email papier vers un auto-répondeur sans violation du RGPD ?
Les 2 étapes pour ajouter légalement les adresses mails de vos contacts à votre auto-répondeur
Pour ajouter légalement une adresse mail à votre auto-répondeur, en respectant donc le RGPD, il va falloir procéder en 2 étapes :
- Créer un formulaire de capture dans votre auto-répondeur
- Envoyer le lien du formulaire, à chacun de vos clients.
Voyons cela en détail.
Etape #1 : Créer un formulaire de capture
💡 Un formulaire de capture est un outil utilisé sur les sites web et les pages de capture pour recueillir des informations auprès des visiteurs, comme leur nom et adresse email, en échange d’une offre ou d’informations (par exemple, un ebook gratuit, une newsletter, un essai de produit).
Cela ressemble à ceci :
C’est via ce formulaire que les adresses mails de ces personnes vont être ajoutées légalement à votre liste de contacts ou d’emailing dans votre auto-répondeur.
Pour créer un formulaire de capture sur un auto-répondeur :
- Commencez par accéder à la section de création de formulaire dans votre compte.
- Sélectionnez un modèle ou commencez de zéro, en ajoutant les champs nécessaires – l’adresse email, le prénom et le nom devraient amplement suffire !
- Pensez à ajouter une case à cocher pour recueillir le consentement RGPD.
- Personnalisez le design pour qu’il corresponde à votre marque.
- Ensuite, configurez les paramètres de soumission (double opt-in ou pas par exemple), y compris le message de remerciement ou la redirection vers une page spécifique.
- Enfin, publiez le formulaire et copiez le lien fourni par l’auto-répondeur.
Et comme une vidéo tuto vaudra toujours mieux que mille mots 😅 nous vous montrons comment faire cela dans Systeme Io et dans Mailerlite 👇
Comment ajouter un formulaire de capture d’adresses mails dans Systeme Io et dans Mailerlite
Etape #1 : Créer votre formulaire dans votre auto-répondeur
Pour pouvoir ajouter légalement des adresses emails dans votre auto-répondeur, vous allez devoir créer un formulaire à compléter par vos clients. Voici comment faire avec Systeme IO et Mailerlite 👇🏻
💡 Pour chaque tutoriel, nous vous proposons dans la vidéo 2 Fiches MEMO à télécharger pour vous souvenir de chacune des étapes sans avoir besoin de regarder de nouveau les vidéos !
Etape #2 : Envoyer le lien du formulaire à chacun de vos clients
Une fois que vous aurez le lien vers votre formulaire, il faudra l’envoyer à chacun des clients qui figurent dans votre bon vieux carnet de contacts 😉
Nous vous recommandons de créer un mail type dans lequel vous expliquerez pourquoi vous faites cela et ce que votre client doit faire de son côté.
Il pourrait ressembler à ceci :
Objet : Restons en contact : Une petite étape à franchir
Très cher.e (prénom),
J’espère que ce message vous trouve en pleine forme depuis notre (dernière rencontre sur le salon bien-être de Vichy, notre dernière consultation, notre dernier échange….)
Je souhaite vous faire part d’une démarche importante concernant ma future communication.
Afin de vous partager des conseils, des nouveautés et des offres qui pourraient vous intéresser, je mets en place un nouveau système de communication plus efficace et moderne !
C’est dans cet esprit que j’aimerais vous inviter à rejoindre ma liste d’emails, pour que vous puissiez recevoir directement dans votre boîte de réception mes dernières actualités, conseils, et offres exclusives.
Pourriez-vous s’il vous plaît confirmer votre accord en cliquant sur le lien ci-dessous et en remplissant le formulaire ? Cela me permettra de vous envoyer des emails en toute légalité, en respectant votre vie privée et vos choix.
[Lien vers le formulaire de capture]
Je vous assure que votre adresse ne sera utilisée que pour vous envoyer des informations utiles et que vous pourrez vous désinscrire à tout moment.
Je vous remercie pour votre confiance et je suis impatiente de continuer à partager ma passion avec vous.
Bien à vous,
Votre signature
Bien évidemment, ce n’est qu’un modèle destiné à vous inspirer. Reformulez-le avec votre ton de voix et en faisant ressortir les bénéfices pour vos clients à s’inscrire à votre liste d’abonnés !
Il vous faudra alors envoyer manuellement ce mail à chacun de vos clients. Ne faites surtout pas un seul envoi groupé et n’envoyez pas une centaine de mails par jour au risque d’être bloquée par votre fournisseur 😂!
Selon l’importance de votre fichier client, cela va forcément demander un peu de temps 🤷♀️ et c’est pourquoi vous pourriez penser à un raccourci grâce au double opt-in !
Le double Opt-in n’est-il pas suffisant pour ajouter légalement des adresses mails à son auto-répondeur ?
💡Dans le langage de l’auto-répondeur 🤖 l’Opt-in signifie que les utilisateurs doivent explicitement donner leur consentement pour recevoir des emails, en cochant une case lors de l’inscription (comme dans le formulaire mis en exemple ci-dessus)
Le Double Opt-in va plus loin en demandant aux utilisateurs de confirmer – en plus de la case à cocher – leur inscription via un email de confirmation, garantissant ainsi une double vérification de leur consentement.
Donc, la personne coche la “petite case” pour dire qu’elle souhaite recevoir de l’information de votre part. Tout de suite après, elle reçoit un mail lui demandant de cliquer sur un lien 🔗, pour bien confirmer qu’elle souhaite recevoir de l’information de votre part 😅
Alors, certaines d’entre vous pourraient penser “ah, mais si j’ajoute manuellement les adresses mails de mes anciens clients à mon auto-répondeur, et que j’active le double opt-in, ce sera légal et je serai en règle avec le RGPD, car j’aurai la preuve du consentement, grâce au second mail 😜”.
Et c’est pas faux…
Ajouter manuellement une personne à un auto-répondeur et utiliser le double opt-in peut techniquement répondre aux exigences du RGPD en matière de consentement. En effet, le double opt-in prouve que l’utilisateur a activement confirmé son désir de recevoir des emails.
Cependant, il est crucial de documenter le consentement initial avant l’ajout manuel pour être pleinement conforme… Et là, vous ne serez pas en mesure de le faire 🤷♀️
Alors, on oublie 🙅♀️😂
Et outre les obligations légales, imaginez la surprise d’un ancien client qui reçoit un mail “bizarre” et souvent en anglais qui lui demande de cliquer sur un lien, alors qu’il n’a rien demandé ! Cela ne contribuerait pas à votre image de marque et au développement d’une relation de confiance 😉
Voilà, vous savez à présent comment faire grandir votre liste d’emails en ajoutant légalement les adresses mails de vos anciens contacts et clients.
Une dernière précaution à prendre toutefois… vous assurer également, que vous êtes bien en règle avec les dernières exigences de Google et Yahoo 😅
Tout est détaillé juste là 👉Nouvelles règles d’e-mail en 2024 : Les changements de Google et Yahoo
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