S’il y a un outil que nous utilisons tous les jours… c’est bien Google Drive ! Tous nos fichiers sont stockés sur Google Drive, nous pouvons ainsi y accéder quand on veut, d’où on veut ! Mais… ce fameux Google Drive peut vite devenir un vrai bazar digital, un vrai fourre-tout, où aucune organisation ne règne ! 🤯
Nous allons donc vous donner notre méthode ainsi que nos meilleures astuces pour ranger et organiser votre Google Drive afin de toujours retrouver ce que vous cherchez !
Pour passer de ça :
Oui oui, nous aussi nous avons dû faire un graaand rangement dans notre Google Drive !
A ça :
Ça donne envie n’est-ce pas ? 😍
Et la toute première chose à faire avant de s’attaquer au grand ménage, c’est de voir où se situent les dégâts !
01. Faire un état des lieux de votre Google Drive
La toute première chose que vous allez devoir faire, c’est faire un état des lieux des dégâts actuels sur votre Drive 😅
Connectez-vous à votre Google Drive et regardez tout ce qui ne va pas. Vous allez ainsi pouvoir dresser une petite liste de problèmes d’organisation.
Par exemple, sur notre Drive, voici les problèmes majeurs que nous avons repérés :
- Beaucoup trop de dossiers avec des thématiques trop proches,
- Des noms de dossiers peu évocateurs : “Cahiers” et “Contenus”.
- Beaucoup de fichiers qui “traînent” et qui ne sont pas rangés dans des dossiers,
- Des fichiers sans titre,
- Des noms de dossiers avec majuscules et sans majuscules…
N’hésitez pas à ouvrir plusieurs dossiers et à vous balader un peu sur votre Google Drive pour faire votre état des lieux.
💡 Nos conseils pour vous aider 💡
🤓 Vous pouvez modifier le type de vue, entre vue liste et vue grille, pour choisir la vue que vous préférez. Personnellement, nous préférons travailler avec la vue liste.
🤓 Vous pouvez également modifier l’ordre d’affichage de vos éléments. Vous pouvez par exemple les classer par ordre de dernière modification ou par nom. Il vous suffit de cliquer sur les titres en haut des colonnes correspondantes.
02. Créer vos premiers dossiers “grandes catégories”
Une fois que vous aurez fait cet état des lieux, vous allez pouvoir dresser la liste des grandes catégories – des “gros” dossiers 🗂 – que vous allez créer.
Les catégories restent quelque chose de très personnel, nous ne pouvons donc pas vous dire quels types de catégories créer !
💡 Mais voici notre conseil pour vous aider : Essayez d’avoir entre 5 et 10 grandes catégories maximum pour ne pas vous éparpiller.
Une fois que vous aurez défini vos grandes catégories de dossiers, vous allez pouvoir les créer dans votre Google Drive.
🛠 Comment créer de nouveaux dossiers ?
Pour créer un nouveau dossier, il vous suffit simplement de cliquer sur le bouton “Nouveau” et de sélectionner “Dossier”.
Vous allez ensuite pouvoir nommer votre dossier ; mais pas n’importe comment ! N’oubliez pas, l’objectif c’est de vous y retrouver facilement par la suite.
💡 Nos conseils pour nommer vos dossiers 💡
✍🏼 Plus c’est court, mieux c’est ! Essayez d’utiliser seulement 1 ou 2 mots.
🔠 Nous vous conseillons d’écrire vos titres de dossiers entièrement en majuscules pour une meilleure lisibilité.
💌 Vous pourrez également ajouter des symboles – des émojis – dans vos titres pour identifier facilement vos dossiers.
Si vous ne souhaitez pas que vos dossiers apparaissent par ordre alphabétique, mais par ordre de priorité par exemple, vous allez pouvoir utiliser des chiffres.
Il s’agit tout simplement, d’ajouter 01, 02, 03… au tout début du nom de votre dossier pour que vos dossiers s’affichent par ordre de priorité.
C’est donc à vous de voir quelle organisation vous préférez !
🛠 Comment renommer d’anciens dossiers ?
Si vous souhaitez garder certaines grandes catégories d’anciens dossiers, mais que vous souhaitez les renommer, rien de plus simple !
Il vous suffit de faire un clic droit sur le dossier en question et de cliquer sur “Renommer”.
Une fois que vos nouveaux dossiers seront créés, vous allez pouvoir commencer à les remplir avec tout votre bazar.
03. Remplir vos premiers dossiers 🗂
Vous allez ensuite pouvoir faire glisser dans vos dossiers “grandes catégories”, tout ce qui se trouve dans votre Drive. Sur votre écran d’accueil, vous ne devriez donc avoir que quelques dossiers – et aucun fichier qui ne traîne !
🛠 Comment déplacer des éléments vers vos dossiers ?
Il existe deux manières très simples de faire cela.
1️⃣ Vous allez faire un clic droit sur l’élément en question. Vous pourrez ensuite cliquer sur “Déplacer vers”, et dans la liste déroulante choisir dans quel dossier vous souhaitez déplacer cet élément.
2️⃣ Vous pouvez également directement sélectionner votre élément avec votre souris, maintenir votre souris enfoncée, et déplacer l’élément dans le dossier concerné.
🛠 Faire votre premier tri
C’est à ce moment-là, que vous allez pouvoir d’ores et déjà effectuer un premier tri !
Si vous n’avez aucune idée du contenu d’un document, ouvrez-le et regardez son contenu. Et à partir de là, vous avez deux options :
✍🏼 Renommer votre fichier en faisant un clic droit, pour avoir un nom plus évocateur.
🗑 Si ce fichier ne contient aucune information dont vous aurez besoin par la suite, n’hésitez pas à le supprimer ! Encore une fois, il vous suffit de faire un clic droit puis de cliquer sur “Supprimer”.
Tous les éléments supprimés, vont dans l’onglet “Corbeille” de votre Google Drive et sont ensuite supprimés définitivement au bout de 30 jours.
Du reste, ce petit tri nous a permis de passer de 9,29 Go à 6,38 Go !
Et encore nous n’avons pas fini notre tri 🙊
Si vous avez besoin d’alléger encore plus votre Google Drive, vous pouvez cliquer ici pour accéder à la liste de vos fichiers les plus volumineux ; et supprimer ceux inutilisés !
👀 Si en remplissant vos premiers dossiers, vous vous rendez compte qu’il manque des grandes catégories, n’hésitez pas à en rajouter, sans pour autant en avoir plus d’une dizaine !
Vous verrez, vous aurez aussi peut-être besoin de créer un dossier “DIVERS” ou “AUTRES” qui contiendra des éléments que vous ne savez pas trop où ranger ! 😅
04. Aller au fond des choses
La 4ème étape pour organiser votre Google Drive, et c’est sûrement la plus longue et la plus importante, c’est d’aller dans chaque dossier “grande catégorie” et de suivre le même processus que nous venons de voir.
1️⃣ Vous allez créer des sous-dossiers – des sous-catégories. Il vous suffit d’aller dans le dossier “grande catégorie”, puis de cliquer de nouveau sur le bouton “Nouveau” au sein de ce dossier pour créer un sous-dossier.
A la différence des dossiers “grandes catégories”, vous pouvez créer autant de sous-dossiers que vous souhaitez ! 🗂
2️⃣ Vous allez ranger dans vos sous-dossiers tous vos fichiers, en pensant à bien les renommer si nécessaire et à les supprimer s’ils ne sont pas importants.
💡 Nos astuces pour encore mieux organiser votre Google Drive !
Une fois que vous aurez procédé au grand ménage et au grand rangement, vous allez pouvoir optimiser votre organisation avec quelques petites astuces, mais extrêmement pratiques !
🎨 Ajouter des couleurs
Vous allez pouvoir ajouter des couleurs à vos dossiers pour les identifier rapidement.
🛠 Il vous suffit de faire un clic droit sur votre dossier, puis de cliquer sur “Modifier la couleur”.
Vous pourrez choisir quelle couleur vous souhaitez attribuer à votre dossier.
⭐️ Ajouter 2 ou 3 dossiers aux favoris
Avoir tous ces nouveaux dossiers, et un Google Drive mieux organisé, soulève un problème : il vous faudra effectuer beaucoup plus de clics pour atteindre le fichier recherché !
A moins que… vous n’utilisiez les petites ⭐️ ! Il s’agit tout simplement de mettre en favoris 2 ou 3 dossiers, ou même fichiers, que vous utilisez au quotidien, pour y accéder plus rapidement.
🛠 Il vous suffit de faire un clic droit sur votre dossier, puis de cliquer sur “Ajouter aux favoris”.
Une petite étoile fera son apparition à côté du titre de votre dossier ; ou élément. Vous pourrez ensuite le retrouver super facilement en allant dans l’onglet “Suivis” de votre barre latérale de gauche.
✍🏼 Ajouter des descriptifs à vos dossiers et fichiers
Si vous avez suivi nos conseils, les noms de vos dossiers sont relativement courts. Mais cela peut poser un problème lorsque vous recherchez un élément spécifique 🔎.
Pour vous aider à trouver plus facilement un élément dans vos dossiers – ou pour ajouter plus d’informations à votre dossier – vous allez pouvoir ajouter un descriptif.
Dans ce descriptif, vous pourrez mettre beaucoup plus de détails concernant vos dossiers ou vos fichiers.
🛠 Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner l’élément de votre choix,
Tous les éléments que vous allez saisir dans cette partie, sera “recherchable”. C’est donc un moyen très pratique de retrouver rapidement vos éléments !
Voilà donc les 4 grandes étapes que vous allez devoir suivre pour ranger et organiser votre Google Drive. N’oubliez pas que c’est un travail de fond, et c’est comme pour tout type de gros rangement : cela ne s’effectue pas en 30 minutes !
Donnez-vous donc par exemple 1 semaine pour organiser votre Google Drive, en y consacrant 30 minutes par jour ; et pourquoi pas réaliser un petit plan d’action pour faire cela !
Et vous aurez très vite un Google Drive mieux organisé que tous les tiroirs de votre maison ! ✨
Mais attention 👀 pour garder votre Google Drive bien organisé, vous allez devoir à chaque fois enregistrer vos éléments au bon endroit ! Sinon, vous allez devoir relire cet article plus vite que ce que nous ne le pensiez… 😄
Cet article vous a plu ? Épinglez-le sur Pinterest
