En tant qu’entrepreneure, organiser sa boîte mail est devenu un véritable défi quotidien. Entre les emails de prospects, les demandes clients, les newsletters 💌 et l’administratif 📚, votre messagerie ressemble plus à une jungle numérique qu’à un outil de travail efficace.
Organiser sa boite mail est devenu un véritable défi pour les entrepreneures du digital.
Et ce genre de notifications…. “38 emails non lus”, “127 emails non lus”, “304 emails non lus”… peuvent vite nous donner des sueurs froides 😅!
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des méthodes simples pour transformer ce chaos en un système organisé qui fait gagner du temps !
Et c’est exactement ce que l’on vous propose de découvrir dans cet article en vous partageant 5 méthodes différentes pour organiser votre boite mail (il y en aura bien une qui vous fera de l’œil 😍) :
Le véritable coût d’une boîte mail désorganisée 😰
La méthode Inbox Zero : le secret d’une boîte de réception épurée 🧘♀️
La méthode GTD : transformez vos emails en actions concrètes ⚡️
La méthode des quatre D : simplifiez vos décisions 🎯
La méthode Stack : voyez des actions, pas des messages 🔄
La méthode personnalisée : créez votre système sur mesure pour organiser votre boite mail 💝
Alors si vous êtes prête à retrouver la maîtrise de votre temps et à dire adieu au stress des emails, c’est parti ! ✨
Le véritable coût d’une boîte mail désorganisée 😰
Savez-vous que nous passons en moyenne 28% de notre journée de travail à gérer nos emails ? Pour une entrepreneure, cela représente plus de 11 heures par semaine 😳soit une journée et demie de travail !
Imaginez tout ce que vous pourriez accomplir avec ce temps retrouvé :
- Développer votre offre,
- Créer du contenu qui vous ressemble,
- Accompagner plus de clients,
- Et même… avoir du temps pour vous !
Le plus frustrant ? Ce n’est pas tant le temps perdu que les conséquences sur votre business 😩 :
- Des réponses tardives à vos prospects,
- Des opportunités manquées sous une pile d’emails,
- Cette sensation permanente d’être submergée,
- Des heures perdues à chercher frénétiquement des e-mails spécifiques au milieu de centaines de mails et de dizaines de boites mails,
- Et ce stress constant de peut-être oublier quelque chose d’important !
La bonne nouvelle ?
C’est qu’il existe des méthodes éprouvées pour reprendre le contrôle. Découvrons ensemble les 5 approches qui vont vous aider à vous organiser et à transformer votre relation avec votre boîte mail ! 🎉
💡L’organisation des e-mails fait référence au processus de gestion, de tri et de priorisation des e-mails dans votre boîte de réception pour en améliorer l’efficacité et réduire l’encombrement.
La méthode Inbox Zero : le secret d’une boîte de réception épurée 🧘♀️
La méthode “Inbox Zero” est une stratégie de gestion des e-mails développée par Merlin Mann, un expert en productivité. Le but principal de cette méthode est de maintenir la boîte de réception vide, ou presque vide, afin de réduire le stress et d’améliorer l’efficacité dans la gestion des communications numériques.
Le principe est simple : votre boîte de réception doit être un lieu de passage, pas de stockage. Pour chaque email qui arrive, vous prenez une décision immédiate :
- Supprimer : si l’information n’est plus utile,
- Déléguer : si quelqu’un d’autre peut s’en charger,
- Répondre : si ça prend moins de 2 minutes,
- Différer : si ça demande plus de réflexion,
- Faire : si une action concrète est nécessaire.
💡 Avant/Après avec Inbox Zero : Avant : “Je relis 10 fois les mêmes emails en me demandant quoi en faire…” Après : “Un email arrive, une décision est prise, et hop, je passe à autre chose !”
La méthode GTD : transformez vos emails en actions concrètes ⚡️
La méthode Getting Things Done développée par David Allen afin d’organiser sa boite mail, va plus loin que le simple tri. Cette méthode transforme votre boîte mail en véritable système d’action !
La question magique à se poser : “Est-ce que ça prend moins de deux minutes ?”
- Si oui : faites-le immédiatement,
- Si non : planifiez-le dans votre système !
Pour les emails qui nécessitent plus de 2 minutes, voici comment les organiser dans votre boite mail :
- Créez un dossier “À faire” pour les actions qui demandent du temps,
- Ajoutez un dossier “En attente” pour les emails qui nécessitent une réponse de quelqu’un d’autre,
- Utilisez un dossier “Référence” pour les informations importantes à conserver,
- Tout le reste ? Direction les archives 🏛 !
Le secret de GTD pour organiser votre boite mail comme une Marie Kondo 😅? Une routine quotidienne simple :
- Triez vos nouveaux emails avec la règle des 2 minutes,
- Planifiez un moment dédié pour traiter votre dossier “À faire”,
- Vérifiez régulièrement votre dossier “En attente”.
💡 Avant/Après avec GTD : Avant : “Je ne sais jamais si j’ai oublié quelque chose d’important…” Après : “Chaque email a sa place et chaque tâche est tracée !”
La méthode des quatre D : simplifiez vos décisions 🎯
Parfois, le plus simple est le plus efficace ! Cette méthode vous propose quatre options (et seulement quatre !) pour chaque email :
- Delete (Supprimer) : pour tous les emails qui ne nécessitent pas d’action et n’ont pas de valeur à long terme.
- Do (Faire) : pour toutes les actions rapides et prioritaires qui demandent votre attention.
- Delegate (Déléguer) : pour les tâches que quelqu’un d’autre peut gérer mieux ou plus efficacement que vous.
- Defer (Différer) : pour les actions importantes, mais non urgentes, à planifier pour plus tard.
De plus, cette forme de décision est aussi connue sous le nom de Matrice Eisenhower : un tableau à quatre quadrants qui vous aide à prioriser vos actions en fonction de leur importance et de leur urgence.
💡 Avant/Après avec 4D : Avant : “Je suis submergée, je ne sais pas ce qui est urgent, important, ou ce qui peut attendre…” Après : “En un coup d’œil, je sais exactement quoi faire de chaque email : supprimer, faire, déléguer ou planifier !”
La méthode Stack : voyez des actions, pas des messages 🔄
La méthode Stack pour organiser votre boite mail transforme radicalement votre vision de leur gestion.
Au lieu de voir une liste interminable de messages qui s’accumulent 📝, vous organisez vos emails selon l’action à entreprendre.
C’est comme avoir des bacs sur votre bureau : chaque document va directement au bon endroit !
Il vous faut donc créer 5 dossiers d’action :
- Répondre : pour les emails qui nécessitent une réponse directe
- Faire : pour les tâches à effectuer
- Réunion : pour tout ce qui concerne la planification de rendez-vous
- Transférer : pour les actions à déléguer
- Voir : pour les newsletters et emails informatifs à lire plus tard
Le plus puissant avec la méthode Stack ? Le “batching” ! Au lieu de passer d’une tâche à l’autre, traitez tous les emails d’un même dossier avant de passer au suivant. C’est comme le linge : c’est plus efficace de plier tous les t-shirts d’un coup plutôt que de passer du t-shirt aux chaussettes aux pantalons 🤣 !
💡 Avant/Après avec Stack : Avant : “Je passe ma journée à jongler entre les réponses aux clients, la planification des rdv et la lecture des newsletters…” Après : “Je traite tous mes emails par type d’action : toutes les réponses d’un coup, tous les rdv d’un coup… En 30 minutes, c’est bouclé !”
La méthode personnalisée : créez votre système sur mesure pour organiser votre boite mail 💝
Comme vous le voyez, ces méthodes sont très similaires. En effet, cela va donc être à vous d’opter pour une méthode qui vous attire plus qu’une autre, mais de bien comprendre que votre boite mail 📨 doit être la plus actionnable possible.
Parce que chaque entrepreneure est unique, la meilleure méthode sera celle qui vous ressemble !
💡 Les principes clés pour créer VOTRE système sur mesure pour organiser votre boite mail :
- Gardez ça simple (vraiment simple !),
- Adaptez cela à VOTRE façon de travailler,
- Évoluez avec votre activité (ça ne sera pas parfait du premier coup, c’est vraiment en pratiquant que vous pourrez améliorer votre système 😉 qui évoluera aussi avec votre activité et vos priorités),
- Automatisez ce qui peut l’être.
Passez à l’action : commencez dès aujourd’hui ! 🚀
N’essayez pas d’être parfaite !
Une organisation imparfaite, mais utilisée vaut mille fois mieux qu’un système parfait qui reste dans un tiroir 😉
Alors voici les 3 premiers petits pas 👣 à faire
1️⃣ Choisissez votre méthode de départ :
- Celle qui vous parle le plus,
- Qui semble la plus simple à mettre en place,
- Qui répond à votre plus gros point de douleur.
2️⃣ Faites le grand nettoyage 🧹:
- Archivez les vieux emails,
- Désabonnez-vous des newsletters inutiles,
- Créez vos premiers dossiers.
3️⃣ Mettez en place une routine :
- Le matin : tri rapide (15 min max)
- Midi : traitement des urgences
- Fin de journée : organisation pour demain
Et si vous voulez aller plus loin et mettre en place un système qui fonctionne vraiment, dans l’Académie Meraki nous avons une Masterclasse dédiée pour vous aider à Organiser votre monde digital sur 5 jours :
- Jour 1 : On dresse un état des lieux (un peu comme Marie Kondo, on met tout sur le lit 😅),
- Jour 2 : On s’attaque à vos dossiers et on leur trouve une méthode d’organisation,
- Jour 3 : Cela sera au tour de vos fichiers 🗂,
- Jour 4 : Nous vous guidons pas à pas dans l’implémentation des 5 méthodes pour organiser votre boite mail, avec des outils pratiques et des automatisations qui vous feront gagner des heures chaque semaine
- Jour 5 : Enfin, on s’attaque à votre navigateur pour optimiser ses performances⚡️, mais aussi les vôtres !
