Comment créer une belle signature professionnelle pour vos emails ? Templates offerts 🎁

Quel est le moyen de communication le plus professionnel pour échanger avec vos clients et vos futurs clients ? L’email, bien sûr ! Nous sommes sûres et certaines que vous avez déjà reçu des mails de clients vous demandant quand est-ce que vous êtes disponible pour une nouvelle session ou pour vous poser des questions ! 

Vous avez alors pu leur répondre personnellement et vous avez sûrement dû conclure votre mail avec “Cordialement, Prénom et Nom”.

Pas très très sexy pour finir un email professionnel… 😖

Si vous souhaitez mettre une touche de style et finir sur une note originale et professionnelle, la signature d’emails est ce qu’il vous faut ! 

Découvrez alors comment passer de… :

…à ça : 

En moins de 10 minutes à l’aide de cet article ! 

Psst… Nous vous offrons même un lot de 5 templates de signatures d’emails à personnaliser ! ? 

Les informations à intégrer sur votre signature d’email 

Dans votre signature d’email, il ne s’agit pas de mettre toutes vos informations de contact, tous vos réseaux sociaux, votre mini bio… Non ! Il s’agit de mettre seulement 3 – 4 informations importantes que votre lecteur pourrait rechercher en ayant fini de lire votre email. 

Ce que vous devez insérer : 

• Votre prénom (et votre nom si vous le souhaitez),
• Une photo de vous ou votre logo : une photo de vous permettra “d’humaniser le digital” et votre destinataire aura l’impression de parler à une “vraie” personne ! Si vous n’avez pas envie de mettre une photo de vous, vous pouvez la remplacer par votre logo.
• Quelques informations de contact à choisir selon votre préférence : votre numéro de téléphone, vos identifiants sur vos réseaux sociaux, votre site web, votre profil LinkedIn… Attention à ne pas TOUT insérer. Si vous souhaitez que votre destinataire puisse vous appeler, insérez votre numéro de téléphone. Si vous souhaitez qu’il vous suive sur vos réseaux, indiquez vos pseudos…

Ce que vous ne devez pas insérer : 

• Votre adresse mail : c’est souvent l’erreur n°1 que l’on fait ! Il est inutile d’insérer votre email, car il suffira à votre destinataire de cliquer sur “répondre” pour vous répondre ! 

Ce que vous pouvez insérer en fonction de votre situation :

• Votre mission, qui vous aidez,
• Votre slogan,
• Une petite formule de politesse, 
• Un appel à l’action spécifique : “Réservez un appel découverte”, “Découvrez mon Ebook…”… 

Les informations que vous allez choisir de mettre dans votre signature devront tenir sur 3 – 4 lignes. Votre signature doit plutôt être minimaliste.

Créer une signature d’email qui a du style 

Une fois que vous savez quelles informations vous souhaitez insérer dans votre signature, vous allez pouvoir les mettre en forme… avec style ! Voici quelques conseils à suivre pour un rendu professionnel :

Structurer l’information

La structure de votre signature est l’élément n°1 à considérer. C’est en structurant de façon particulière votre signature que vous allez mettre en avant certaines informations.

Il existe de nombreuses structures différentes pour présenter vos informations. En voici quelques exemples : 

Pour structurer l’information, basez-vous sur la hiérarchie des informations communiquées. La première chose que doit voir votre destinataire c’est votre prénom et éventuellement votre photo. Si vous souhaitez qu’il se rende sur votre site avant de vous appeler, vous allez mettre en premier votre adresse web, suivi ensuite de votre numéro. 

Pour vous aider à structurer vos informations vous allez pouvoir notamment vous servir : 

• Des lignes,
• De la fonction “Aligner” pour aligner votre texte à droite, à gauche ou au centre,
• De la fonction “Gras”, pour mettre en avant certaines informations plus importantes,
• Des couleurs. 

Vous pourrez retrouver différents modèles dans les templates offerts à la fin de cet article. 

Utiliser votre charte graphique

Dans votre signature, votre destinataire pourra retrouver votre identité de marque avec notamment votre palette de couleurs et vos polices. Voici nos conseils en la matière : 

• Pour les couleurs : Nous vous conseillons d’utiliser 2 couleurs de votre palette de couleurs. Choisissez de préférence deux couleurs qui se contrastent : une couleur foncée et une couleur claire (ainsi que le noir). Vous pourrez utiliser la couleur foncée pour mettre en avant une information plus importante qu’une autre. 

• Pour les polices : Nous vous conseillons d’utiliser, comme pour les couleurs, 2 polices tout au plus. Vous pouvez utiliser une police “Script”, style écriture, pour votre prénom. Nous vous conseillons également d’augmenter l’espacement entre vos lettres et vos lignes pour que les informations soient suffisamment lisibles. Si vous souhaitez mettre certains éléments en valeurs, il vous suffira de mettre votre texte en gras ou en italique, nul besoin de trouver une nouvelle police ! 

Le tout doit être harmonieux. Vous devez garder votre signature d’email simple et élégante.

Utiliser une image de bonne qualité

Même si cela semble assez logique, assurez-vous que votre photo ou votre logo ne soit pas pixelisé (c’est à dire que ça ne doit pas être flou !). Si vous optez pour une photo de vous, voici quelques conseils :

• Choisissez une photo de vous où l’on voit bien votre visage, si possible une photo prise de près,
• Préférez les photos où votre destinataire pourra voir vos yeux, 
• L’arrière-plan doit être plutôt neutre, sans trop de détails. 

Et maintenant ? Comment la créer concrètement ? 

Il est à présent temps de se retrousser les manches, et de créer votre signature ! Nous vous conseillons d’utiliser Canva pour créer une jolie signature d’email simplement. 

Nous vous recommandons d’utiliser un design horizontal, aux dimensions suivantes : 500 x 230 px. 

Pour vous aider à aller plus vite, vous pouvez télécharger ci-dessous gratuitement 5 templates à personnaliser de signatures d’emails by Elles Sont Meraki. 

Si vous n’êtes pas à l’aise avec Canva, sachez qu’il existe également des générateurs de signatures en ligne, avec des fonctionnalités gratuites et payantes.  

Insérer votre signature dans vos emails

Une fois votre signature créée, vous allez pouvoir l’insérer dans les paramètres de votre boîte mail. Vous retrouverez ci-dessous deux explications pour insérer votre nouvelle signature dans votre boîte mail Apple et dans votre boîte mail Gmail. 

Avant de commencer, téléchargez votre signature au format PNG dans votre ordinateur. 

Insérer votre signature dans votre boîte Apple : 

Si vous travaillez avec la boîte mail d’Apple, vous pourrez simplement ajouter votre signature en 2 minutes comme ceci :

1. Ouvrir l’application Mail sur votre ordinateur, 
2. Dans le menu en haut, cliquez sur “Mail”, puis “Préférences”, 

03. Allez ensuite dans l’onglet “Signatures” (1) et choisissez dans la barre de gauche, sur quel compte Mail vous souhaitez installer votre signature (2).

3. Allez ensuite dans l’onglet “Signatures” (1) et choisissez dans la barre de gauche, sur quel compte Mail vous souhaitez installer votre signature (2).
4. Appuyez ensuite sur le petit “+” (3) pour ajouter une nouvelle signature.
5. Donnez lui un nom.
6. Dans l’espace blanc à droite (4), supprimez le texte par défaut inséré. Faites ensuite glisser votre signature en PNG que vous avez téléchargé. Vous ne la verrez pas en entier, ne vous inquiétez pas, elle ne sera pas coupée. 
7. Pour finir, dans le menu déroulant (5) “Choisir la signature”, choisissez la signature que vous venez de créer pour qu’elle s’affiche par défaut lorsque vous écrirez un mail. 

Une fois que vous aurez installé votre signature, pensez à vérifier si tout fonctionne bien ! Créer un nouveau mail, vérifiez que votre signature soit au bon format et pas floue.

Note : Si votre image est floue, vous pouvez faire une capture d’écran de votre signature sur Canva et insérer la capture d’écran et non pas l’image téléchargée. 

Insérer votre signature dans votre boîte Gmail : 

Si vous travaillez avec la boîte mail de Gmail, vous pourrez simplement ajouter votre signature en 2 minutes comme ceci :

1. Connectez-vous à votre compte Gmail, 
2. Cliquez sur l’icône “rouage” en haut à droite et “Voir tous les paramètres”

3. Dans “Général”, descendez jusqu’à voir “Signature”, cliquez sur “Créer” et donnez un nom à votre signature.

4. Cliquez sur le petit icône pour insérer votre image de votre signature (1). Importez votre image (2).

4. Une fois l’image insérée, cliquez simplement dessus pour pouvoir la redimensionner au format “Grand” (3)

6. Pour finir, n’oubliez pas de sélectionner dans les deux menus déroulants “Valeurs par défaut de la signature”, le nom de votre nouvelle signature.

7. N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications, en cliquant sur le bouton tout en bas de la page ! 

Une fois que vous aurez installé votre signature, pensez à vérifier si tout fonctionne bien ! Créez un nouveau mail, vérifiez que votre signature soit au bon format et pas floue.

Maintenant, c’est à vous de jouer ! Vous allez pouvoir impressionner vos destinataires et laisser sur eux une dernière impression professionnelle dont ils se souviendront grâce à votre signature d’email ! 

Découvrez la version audio de cet article ! 👇🏻🎙

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