CALENDLY : Le tutoriel pas à pas pour s’en servir gratuitement

Organisation & productivité, Outils

Calendly est bien plus qu’un simple agenda en ligne. C’est un outil puissant 🚀 conçu pour simplifier la prise de rendez-vous et permettre à vos clients de prendre rendez-vous avec vous 😍 Bien que très intuitif, il est possible de s’y perdre lorsqu’on débute et c’est pour cette raison que nous allons vous partager le tutoriel complet pour apprendre à utiliser Calendly gratuitement et un pas après l’autre 👣

Qu’est-ce qu’un outil de prise de rendez-vous en ligne ?

Pourquoi choisir Calendly ? 

Le Tutoriel Calendly

Qu’est-ce qu’un outil de prise de rendez-vous en ligne ?

Un outil de prise de rendez-vous en ligne est un logiciel qui vous permet de mettre à la disposition de vos clients votre agenda📒, afin qu’ils puissent prendre directement rendez-vous avec vous 🗓️

Cela permet donc à la fois de planifier, organiser et gérer vos rendez-vous ; qu’ils soient en présentiel ou en distanciel, afin de vous simplifier la vie 🙂

Calendly, ou tout autre outil de prise de rendez-vous en ligne, vous offre de nombreux avantages : 

Gain de temps ⌚ : Les personnes peuvent voir en un coup d’œil 👀vos créneaux disponibles, vous permettant de gagner un temps précieux pour fixer une date de rendez-vous convenant aux deux parties, ou plus ! 😎

✅ Personnalisation 💖 : Vous pouvez personnaliser votre agenda à souhait avec la durée de vos créneaux, les temps “vides” à respecter entre deux rendez-vous, les jours ainsi que les heures de disponibilités.

✅ Automatisations 🤖 : En fonction de l’outil choisi, vous aurez des fonctionnalités automatiques de communication qui seront proposées. Des emails ou SMS de rappel 💌 seront envoyés à vos clients pour leur rappeler le rendez-vous ainsi que les instructions pour y participer. 

✅ Disponibilité en temps réel 😇: Vous pouvez connecter votre Calendly à votre agenda comme Google Agenda ou ICal. Votre agenda personnel pourra donc se synchroniser avec Calendly afin de se mettre à jour en fonction des autres rendez-vous que vous avez.  

C’est donc, selon nous, un indispensable à avoir si vous offrez des prestations individuelles, ou en groupe, des sessions de coachings, des appels découvertes…😉

Sachez qu’il existe de nombreux outils de prise de rendez-vous en ligne que vous pouvez découvrir en cliquant ici ⚙️

En fonction des outils, vous aurez accès à différentes fonctionnalités et à différents tarifs 💲Découvrons ensemble pourquoi nous vous recommandons Calendly 🥰 plutôt qu’un autre outil de prise de rendez-vous en ligne 👇

Pourquoi choisir Calendly ? 

Étant donné la multitude d’outils de prise de rendez-vous en ligne qui existe, il est tout à fait possible d’en avoir un autre que Calendly. Mais voici les raisons principales pour lesquelles nous utilisons personnellement Calendly et que nous avons créé ce tutoriel spécial Calendly ! 😀

Sa renommée : Calendly est probablement l’outil de prise de rendez-vous en ligne le plus connu 🌍. C’est bête, mais très souvent utiliser un outil bien reconnu est plus simple ; notamment pour trouver des tutoriels ! 

🇫🇷 La langue française : A contrario d’autres outils, Calendly est accessible en version française ! 🙂 Dans notre tutoriel Calendly pour débuter, vous découvrirez comment passer Calendly en français.

💻 Son interface : Comme indiqué au début de cet article, Calendly a une interface assez intuitive, épurée et simple à prendre en main 😉. On ne se perd pas parmi une multitude de fonctionnalités. C’est même encore plus simple une fois que vous aurez suivi notre tutoriel !  😁

🤸 Flexibilité : Vous pouvez réellement personnaliser votre agenda avec de nombreuses informations ✨comme la durée des rendez-vous, le temps off entre chaque rendez-vous, spécifier certains créneaux pour certains jours uniquement, prendre en compte les jours fériés… 

⚙️ Ses fonctionnalités avancées gratuites : A contrario de certains outils de prise de rendez-vous en ligne, avec la version gratuite de Calendly, vous pouvez déjà faire énormément de choses ! 🦋 Vous avez accès à des fonctionnalités avancées comme l’envoi d’emails automatiques💌, la connexion à des calendriers extérieurs📅, la connexion avec des plateformes comme Zoom…

C’est donc un outil tout-en-un, intuitif, en français 🇫🇷. Il vous permettra de mettre en place votre premier calendrier en ligne de prise de rendez-vous facilement et gratuitement ! 🫶

Le Tutoriel Calendly

Maintenant que vous en savez un petit peu plus sur Calendly, vous allez pouvoir découvrir dans notre Tutoriel comment : 

✅ Créer votre compte simplement et gratuitement, 

✅ Personnaliser votre compte avec votre nom de marque, votre logo, votre photo, les informations sur votre activité…

✅  Connecter votre agenda personnel à Calendly, 

✅ Connecter Zoom, Google Meet…

✅ Définir vos créneaux de rendez-vous personnalisés

✅ Personnaliser le formulaire de réservation

✅ Personnaliser l’envoi de communications automatiques 

✅ Partager votre calendrier, via lien, email ou en l’intégrant sur votre site

✅ Tester votre Calendly

Créer votre compte simplement et gratuitement ⌨️

Avant de débuter avec Calendly, vous allez devoir créer votre compte. Durant les 2 premières semaines, vous aurez accès à toutes les fonctionnalités 🌈 de Calendly (notamment les fonctionnalités payantes 💲). Ensuite, Calendly vous proposera de payer pour avoir accès à la version payante (à partir de 10€/mois). Ou bien de continuer avec la version gratuite (en perdant les fonctionnalités payantes). C’est pour cette raison que nous vous conseillons de personnaliser uniquement votre Calendly grâce à notre tutoriel📹 qui vous montre uniquement les fonctionnalités gratuites de Calendly.

Personnaliser votre compte 🎨

À la suite de notre tutoriel Calendly, vous allez pouvoir personnaliser votre agenda avec votre nom de marque 💖, votre logo, votre photo 🖼️, les informations sur votre activité… Cela permettra de lui donner un aspect plus personnalisé, et ce, même avec la version gratuite ! 😇

Connecter votre agenda personnel à Calendly 🗓️

Vous pourrez ensuite découvrir comment connecter votre agenda personnel à votre Calendly 🧐. Ainsi, vos rendez-vous inscrits dans votre agenda bloqueront les créneaux dans Calendly 🙂. Vous apprendrez également à faire en sorte que les rendez-vous pris dans Calendly s’ajoutent automatiquement à votre agenda. 

En suivant notre tutoriel Calendly, vous pourrez découvrir comment connecter✅ les agendas suivants, et ce, même avec la version gratuite 😉 : 

  • Google
  • Office 365 ou Outlook.com
  • iCloud
  • Exchange

Connecter Zoom, Google Meet… 🎥

Grâce à Calendly, vous pourrez planifier des rendez-vous en présentiel, via téléphone, dans un endroit de votre choix personnalisé ou bien encore via un logiciel de conférence comme Zoom ou Google Meet.

Dans ce tutoriel Calendly, vous pourrez voir comment planifier vos rendez-vous en présentiel ou distanciel avec  via un logiciel de conférence comme Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, GoTo ou encore Webex.

Dans notre tutoriel, vous découvrirez comment connecter votre compte Zoom à Calendly afin qu’une salle de réunion soit automatiquement créée dans Zoom 😉 lorsqu’une personne réserve un créneau à vos côtés ✅. 

Définir vos créneaux de rendez-vous personnalisés ⏰

Vous pourrez ensuite personnaliser vos créneaux au sein de Calendly ainsi que de nombreux autres éléments tels que : 

  • La durée globale sur laquelle vous souhaitez proposer des créneaux. Par exemple : uniquement pour le mois à venir, sur les 10 prochains jours, pour les 3 mois à venir…💻
  • Ajouter les heures auxquelles vous êtes disponibles ; en fonction des jours, 
  • La création d’un agenda 📖 “type”, 
  • L’ajout d’un temps de préparation ⏲️, temps tampon, avant et après un rendez-vous, 
  • Le délai nécessaire minimum imposé avant l’annulation ❌ d’un rendez-vous, 
  • Le nombre de rendez-vous que vous ne souhaitez pas excéder par jour…🙂

C’est donc une étape ✅ importante que vous pourrez découvrir pas à pas dans notre Tutoriel Calendly. 

Personnaliser le formulaire de réservation ✏️

Une fois que vous aurez configuré votre Calendly, vous allez pouvoir créer un formulaire de réservation 😍 que les personnes pourront remplir. Il s’agira de leur demander des informations de bases telles que leur prénom et leur adresse email. 

C’est aussi ici qu’ils pourront choisir la façon dont le rendez-vous se déroulera si vous proposez plusieurs options 📞🎥📍

Vous pouvez également aller bien plus loin en leur demandant de remplir plus de champs, de répondre à des questions, de choisir une ou plusieurs options dans un menu déroulant… 

Ce tutoriel Calendly vous permettra également d'apprendre à personnaliser votre formulaire de réservation en détaillant les questions auxquelles vous souhaitez que vos patients répondent.

Personnaliser l’envoi de communications automatiques 💌

Avec la version gratuite de Calendly, vous pourrez envoyer 2 emails automatiques de rappel : 

  • Un premier email de confirmation 💌de rendez-vous qui s’enverra directement après la prise de rendez-vous. Il contiendra les informations importantes concernant l’évènement 🥰. Mais aussi le détail pour rejoindre le rendez-vous (comme le lien d’une salle Zoom 🎥).
  • Un second email qui s’enverra uniquement si vous, ou votre client, annule le rendez-vous. 
Ce tutoriel Calendly, vous montrera comment configurer l'envoi de communications automatiques ainsi que personnaliser le contenu des emails.

Comme présenté dans notre tutoriel Calendly pour débuter, vous n’allez pas pouvoir modifier ces notifications. Cependant, si vous décidez d’opter pour la version payante, vous pourrez personnaliser le contenu des emails 💌 et activer d’autres types de notifications. Par exemple, le rappel de rendez-vous qui peut s’avérer bien utile 🧠

Partager son calendrier, via un lien, un email ou en l’intégrant sur votre site 🔗

Une fois que vous aurez fini de personnaliser 🎨votre Calendly, vous pourrez le partager pour que les personnes puissent prendre rendez-vous ! 😁

Il existe 3 grandes façons de partager votre Calendly. Pour les découvrir en détail, vous pouvez regarder notre tutoriel Calendly pour débutantes en cliquant ici.

Suivez pas à pas notre tutoriel Calendly afin d'optimiser le partage et la visibilité de votre Calendly sous 3 axes différents.
  1. Grâce au lien : Vous allez pouvoir partager le lien de votre Calendly directement auprès des personnes ; via email 💌, dans un message privé 💬, sur les réseaux… Les personnes pourront ensuite accéder à votre agenda depuis ce lien. 
Le tutoriel Calendly vous montre comment partager votre calendrier Calendly grâce à un lien.
  1. En intégrant des créneaux dans un email : Si vous échangez par mail avec un client et que vous souhaitez lui proposer plusieurs créneaux✨, vous allez pouvoir les sélectionner depuis votre agenda Calendly et cela mettra ensuite automatiquement en forme les créneaux sélectionnés pour lui envoyer par mail.
Le tutoriel Calendly vous montre comment partager votre calendrier Calendly grâce à l'intégration des créneaux dans vos emails.

💡Vous pouvez apporter des modifications à votre calendrier même après l’avoir partagé. Ce dernier se mettra automatiquement à jour pour les personnes, sans avoir besoin de changer de lien ! 🥰

  1. En intégrant votre Calendly à une page web de votre choix : Vous pouvez également intégrer directement votre calendrier à une page web 😉. C’est idéal pour l’ajouter après l’achat d’une session de coaching avec vous ; sur la page merci par exemple. Ou bien sur une page spéciale “appel découverte” où vous pouvez intégrer votre agenda Calendly.

Vous pouvez aussi décider de faire afficher un pop-up sur votre site internet qui contient votre agenda Calendly ! 🗓️

Le tutoriel Calendly vous montre comment partager votre calendrier Calendly grâce à l'intégration à une page web de votre choix.

Tester son Calendly 🟢

Pour finir, vous pourrez tester votre Calendly en réservant un créneau avec une autre adresse email. Cela vous permettra de vous assurer de la bonne configuration de votre agenda Calendly ! C’est une étape très rapide à réaliser, mais essentielle à faire pour éviter toute petite boulette 🙊

Vous retrouverez l’intégralité de ces différentes étapes dans notre tutoriel vidéo Calendly pour les débutantes 🎥. N’hésitez pas à vous abonner à notre chaîne pour ne pas manquer nos prochains tutoriels ! 

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Armelle & Eugénie

Bien cordialement, et avec passion,

Armelle & Eugénie

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